Como ser organizado e produtivo usando a agenda

O de trabalho de todo fotógrafo ou videomaker, assim como qualquer área exige uma organização e é claro que não existe fórmula mágica para ser organizado e produtivo, mas existem métodos eficientes e quando aplicados, geram excelentes resultados.

Na verdade não importa muito a ferramenta ou a plataforma, pode ser um caderno físico ou um aplicativo de gestão de projetos, tanto faz, o importante é você compreender o método que te leva ao status de produtividade e rendimento financeiro e isso pode ser feito usando a agenda.

Por isso, nosso especialista Me. Felipe Ferreira, advogado, fotógrafo, consultor de empresas e Mestre em Gestão e Inovação pela UFSC vai te mostrar como chegar a esse alto nível, usando uma adaptação de um método ágil chamado 5W2H, usando o que seria importante para organizar suas tarefas e compromissos.

Primeiro, você precisa saber exatamente o que é que precisa ser feito (what) e o prazo para entregar (when), portanto, temos duas perguntas para responder:

Toda vez que abrir na página correspondente, é possível lembrar na hora da tarefa de receber uma resposta. Se o cliente não retornou, essa é a hora de mandar um whats, um e-mail, ou fazer uma ligação, repetindo o processo de anotar na agenda uma nova data, porque é preciso sempre um sim ou não.

Dica importantes: é preciso olhar a agenda antes de iniciar seu dia de trabalho e deixá-la aberta o tempo todo.

Se eu tenho dez tarefas para o dia e não consegui cumprir todas elas, o que eu faço? Simples, vá anotando para o próximo dia e riscando-as do dia anterior, elencando prioridades, caso queira. 

Perceba que assim você nunca deixará uma atividade incompleta!

Lembre-se que é melhor colocar como prioridade para realizar as tarefas mais complexas e difíceis de manhã, depois fica fácil para finalizar sua lista de atribuições, ao mesmo tempo, geralmente de manhã (isso não é regra para todas as áreas), o dia é mais tranquilo, pois muitos comércios e principalmente órgãos públicos funcionam de tarde, assim, é mais fácil você ser atrapalhado por alguém nesse período. 

De noite, deixe apenas tarefas operacionais, pois certamente você já estará cansado e com maiores dificuldades para pensar, ou seja, se for escrever um texto criativo, faça de manhã, se for editar fotos, faça de noite, pois é operacional. Novamente, isso não é regra, há pessoas que são meio que morcegos, voam de noite! 

Foto da capa:
PNW Production no Pexels

1. Se a tarefa for delegada?

É preciso anotar o que seu assistente deve entregar e a data para isso. No exemplo do Orçamento, se a missão do envio fosse delegada para outra pessoa: o “Léo" por exemplo, a anotação seria feita para daqui 3 dias, dessa forma: RESPOSTA LÉO SOBRE ORÇAMENTO BEATRIZ Quando chegar esse momento, quando abrir a agenda para verificar as tarefas, não tem como esquecer de verificar a demanda. Aqui, além do “o que” e “quando”, temos também um “quem”

2. Se for preciso fazer um retorno com a tarefa?

 Ao enviar orçamento para clientes, sempre é preciso de um retorno da cliente, ou seja, há um novo “o que” e uma nova data. Vamos imaginar que em sete dias eu precisarei da resposta, então anotarei na agenda para daqui 7 dias, dessa forma: "RESPOSTA ORÇAMENTO BEATRIZ."

A EPICS tem um aplicativo para fotógrafos e videomakers acompanharem o fluxo de envio dos orçamentos dos clientes, o bacana é que até no computador você tem um visualização no estilo "Kanban" que te ajuda a ver em que etapa do atendimento o contado do clientes está, você pode ver mais aqui.

Se eu tenho dez tarefas para o dia e não consegui cumprir todas elas, o que eu faço? Simples, vá anotando para o próximo dia e riscando-as do dia anterior, elencando prioridades, caso queira. 

Perceba que assim você nunca deixará uma atividade incompleta!

Lembre-se que é melhor colocar como prioridade para realizar as tarefas mais complexas e difíceis de manhã, depois fica fácil para finalizar sua lista de atribuições, ao mesmo tempo, geralmente de manhã (isso não é regra para todas as áreas), o dia é mais tranquilo, pois muitos comércios e principalmente órgãos públicos funcionam de tarde, assim, é mais fácil você ser atrapalhado por alguém nesse período. 

De noite, deixe apenas tarefas operacionais, pois certamente você já estará cansado e com maiores dificuldades para pensar, ou seja, se for escrever um texto criativo, faça de manhã, se for editar fotos, faça de noite, pois é operacional. Novamente, isso não é regra, há pessoas que são meio que morcegos, voam de noite! 

3. Se a tarefa já estiver finalizada?

Se não for preciso nenhum retorno, basta riscar da agenda, mas não é o caso do exemplo.

Quer aprender mais? Veja o vídeo completo! 

Toda vez que abrir na página correspondente, é possível lembrar na hora da tarefa de receber uma resposta. Se o cliente não retornou, essa é a hora de mandar um whats, um e-mail, ou fazer uma ligação, repetindo o processo de anotar na agenda uma nova data, porque é preciso sempre um sim ou não.

Dica importantes: é preciso olhar a agenda antes de iniciar seu dia de trabalho e deixá-la aberta o tempo todo.

"Riscar listas de tarefas é uma gameficação do mundo adulto, nosso cérebro adora isso."

Mas eu não tenho o hábito de usar agenda? Bom, a resposta está na pergunta, crie o hábito, tudo é questão de treino e constância, quando você começar, pensará: porque demorei tanto para me organizar?

Essas são dicas simples mas preciosas. Estamos falando apenas de usar a agenda, agora, imagine utilizar um app de gestão de projetos para organizar todo seu trabalho? É possível, usando a ciência e as metodologias ágeis, mas isso é tema para um próximo bate-papo com vocês.

Até a próxima dica!

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